Во многих компаниях количество удалённых сотрудников возросло. Такой формат взаимодействия выгоден обеим сторонам. Но это изменение в трудовых отношениях должно быть оформлено приказом о переводе на дистанционную работу.

Что такое дистанционная работа

Дистанционный формат взаимодействия предоставляет сотруднику возможность выполнять свои трудовые обязанности без привязки к офису. Но при этом все удалённые сотрудники подчиняются требованиям трудового законодательства. Также дистанционка имеет ряд особенностей:

• не требует постоянного присутствия на территории работодателя;
• позволяет самостоятельно планировать трудовой режим дня (если иное не прописано в соглашении);
• общение и обмен документами может происходить через электронную связь;
• обязанности работодателя по охране труда сильно сокращаются.

Есть несколько вариантов дистанционной работы:

• постоянный — сотрудник всегда выполняет свои трудовые обязанности вне офиса;
• временный — персонал трудится на удалёнке не более шести месяцев;
• экстренный — дистанционка является вынужденной мерой на весь период, пока сохраняется угроза здоровью и жизни людей;
• комбинированный — работники могут часть своих обязанностей выполнять дома, а другую — в офисе.

Переход на удалёнку возможен только по взаимному согласию участников трудового договора, если не возникло экстренных ситуаций на производстве или в стране.

Оформление приказа

Законом не установлен унифицированный образец приказа о переводе работника на удалённую работу, поэтому допускается его оформление в свободной форме. Содержание документа зависит от того, на основании чего происходит смена формата выполнения трудовых обязанностей:

• по инициативе компании;
• по желанию сотрудника;
• в результате экстренной ситуации.

Независимо от причины перевода на удалёнку в приказе необходимо прописать:

• наименование и номер документа, а также место и дату его составления;
• число, с которого приказ вступает в силу;
• информацию об участниках;
• условия перевода.

При переходе персонала на дистанционный формат компании также следует предпринять ряд действий:

1. Внести необходимые изменения в правила внутреннего трудового распорядка для удалёнщиков.
2. Составить локальный акт об условиях перевода.
3. Установить порядок документооборота и вид ЭЦП.
4. Закрепить трудовые отношения.
5. Выбрать способ подтверждения получения электронных документов.
6. Обеспечить персонал техническими средствами для работы или определить сумму компенсации за временное использование личного имущества в целях компании.

Приказ о дистанционке по инициативе компании

Если инициатором изменений выступает работодатель, то в приказе о переводе сотрудника на дистанционную работу необходимо чётко указать причину введения такой меры. Необходимость в этом может возникнуть в следующих случаях:

• оптимизация бизнес-процесса;
• экономия на офисных затратах за счёт снижения числа рабочих мест;
• уход от сокращения штата в критической ситуации;
• разрешение конфликта между отдельными сотрудниками.

В документе обязательно нужно указать:

• ФИО всех сотрудников, которых нужно перевести на удалённый формат.
• Сроки исполнения трудовых обязанностей на удалёнке.
• Ответственного за исполнения приказа.

С готовым приказом в обязательном порядке необходимо ознакомить персонал. Сделать это можно одним из способов:

1. На бумажном носителе. В нижней части приказа расположить таблицу с указанием ФИО работников, которых планируется перевести на удалёнку, и графой для сбора подписей. Также можно оформить отдельный бланк для ознакомления и заверения документа.
2. В электронном варианте. Ознакомить персонал с приказом можно удалённо: отправить документ по электронной почте либо выложить на корпоративный диск.

Перевод на удалёнку по инициативе компании осуществляется только с согласия сотрудников. Поэтому работники вправе принять или отклонить это предложение. В любом случае компания не имеет права уволить человека за отказ от дистанционного выполнения своих трудовых обязанностей.

Приказ об удалёнке по желанию сотрудника

Сотрудник также может высказать своё желание на переход на удалёнку по следующим причинам:

• ухудшение здоровья;
• затруднение в передвижении;
• необходимость совмещения рабочих обязанностей и учебного процесса;
• наличие маленьких детей или родственников, которым требуется уход.

Основанием для оформления приказа о переводе на дистанционную работу по инициативе работника является заявление, образец которого можно найти в сети. Официальную просьбу о возможности выполнять свои трудовые обязанности вне офиса гражданин также может составить в произвольной форме, но обязательно указать в ней:

• свои ФИО, а также название официальной должности;
• причину и обоснование для перехода на дистанционный вариант работы;
• формат перевода (постоянный, комбинированный, временный).
• продолжительность периода, в течение которого планируется исполнение рабочих обязанностей вне офиса.

После этого работодатель рассматривает заявление сотрудника и выносит решение. Если компания готова пойти на уступки сотруднику, издаётся соответствующий приказ, где также будут прописаны:

• ФИО и должность сотрудника;
• основание для перевода на дистанционку;
• формат удалёнки и её продолжительность.

После ознакомления документ заверяется подписями сторон и печатью организации.

Приказ об удалёнке в результате экстренной ситуации

На любом предприятии может возникнуть экстренная ситуация:

• наводнение;
• землетрясение;
• авария;
• техногенная катастрофа;
• эпидемия.

В результате сложившегося положения, которое является угрозой для здоровья и жизни людей, издаётся приказ о временном переводе сотрудников на дистанционную работу. В официальном документе указывают:

• его наименование, номер и дату;
• причину и основание;
• ФИО, а также официальные должности всех работников, которые обязаны перейти на удалённый режим;
• число и примерные сроки введения такой меры;
• ответственных за выполнение.

Документ выходит за подписью руководителя и регистрируется в журнале. Также необходимо уведомить о таком положении сотрудников и оформить лист для сбора подписей. В случае возникновения экстренной ситуации согласие персонала на перевод на удалёнку не требуется: достаточно уведомления и приказа. Закон также не ограничивает сроки введения такой меры. Но после восстановления ситуации и ликвидации последствий сотрудники смогут вернуться к привычному формату работы.

Как продолжить работу на дистанционке

Если компания перешла на удалённое взаимодействие с сотрудниками, она может использовать для этого специальный сервис — Рокет Кадры. Это позволит наладить рабочий процесс, обеспечить облачное хранения документов и доступ к необходимой информации, а также ускорить процесс подписания кадровых  документов.