Практически всю кадровую документацию можно создавать, визировать и хранить в цифровом формате. Это применимо ко всем сотрудникам. Но перед переходом на такой формат трудовых отношений, нужно изучить все плюсы и минусы электронного кадрового документооборота.

Суть КЭДО

КЭДО представляет собой обмен заверенной цифровой документацией между работодателем и сотрудником или соискателем. В настоящее время происходит его активное внедрение многими компаниями. При переходе на цифру все документы создаются по шаблону, а согласуются по специально настроенным маршрутам. Тогда каждый сотрудник получает к ним доступ в нужной последовательности и проставляет свою электронную визу.

Цифровой документооборот можно вести через:

1. Платформу «Работа в России», доступ к которой можно получить бесплатно на портале «Госуслуги»;
2. Систему, которая была специально разработана сотрудниками компании;
3. Готовую программу, приобретённую у сторонних организаций.

Цифровой формат можно использовать практически ко всем кадровым документам, кроме:

• актов о несчастных случаях, произошедших на предприятии;
• распоряжений об увольнении;
• ведомостей для регистрации прохождения инструктажа по охране труда.

Всё перечисленное выше по-прежнему должно быть оформлено на бумажном носителе. Что касается трудовых книжек и информации о трудовой деятельности сотрудников, то они не попадают под действие нового закона о переходе на КЭДО, а регулируются 66 статьёй ТК. Поэтому с начала 2021 года на новых сотрудников не заводят бумажные трудовые книжки, а все данные по ним оформляют в цифровом формате.

Преимущества перехода на цифру

Внедрение кадрового электронного документооборота имеет свои плюсы как для работодателя, так и для сотрудников. При переходе на такое взаимодействие компания выигрывает сразу по нескольким позициям — это:

1. Расширение географии найма. На работу можно будет принять сотрудника, проживающего в любом городе. За счёт этого в штате окажется больше высококвалифицированных специалистов;
2. Упрощение кадрового сопровождения. Удалённый формат взаимодействия ускоряет и упрощает весь процесс. Быстрее происходит обмен информацией, ознакомление с документами и их визирование;
3. Экономия бюджета. Снижение затрат произойдёт за счёт значительного сокращения использования бумаги, расходов на её печать, пересылку и архивирование, а также эксплуатации офисной техники и расходных материалов;
4. Обеспечение актуальности документооборота. В ИС есть все необходимые шаблоны документов. При этом система автоматически поддерживает их актуальность. За счёт этого снижается риск заработать штраф за оформление отчёта или договора в устаревшей форме;
5. Снижение операционных затрат. Меньше времени и средств будет уходить на отправку уведомления и отслеживания своевременного визирования документов, поскольку все процессы будут находиться под контролем ИС;
6. Уменьшение расходов на зарплату. Не придётся содержать в штате много персонала для обработки бумажного документооборота;
7. Минимизация ошибок. Автоматизация процесса позволит свести к минимуму ошибки из-за человеческого фактора;
8. Эффективное планирование и учёт. Цифровой формат позволит оптимизировать процессы по поиску и восстановлению любого документа. А наличие готовых шаблонов позволит быстрее проводить большие объёмы однотипных процедур;
9. Оперативное реагирование на запросы. При проверке или по требованию контролирующих органов можно будет максимально быстро отреагировать на ситуацию и предоставить необходимые документы и отчёты;
10. Брендирование инфраструктуры. За счёт цифры повышается узнаваемость и лояльность организации во внутренней среде и на рынке.

Сотрудники тоже получают плюсы благодаря внедрению КЭДО — это:

1. Экономия на транспортных расходах. Сотрудники смогут работать из дома, им не придётся тратить на дорогу или переезд время и деньги.
2. Постоянный доступ к кадровым сервисам. Для формирования документа или заявления нужен компьютер или другое устройство с выходом в интернет.
3. Повышение оперативности работы. За счёт автоматизации быстрее происходит выполнение и согласование кадровых запросов.
4. Прозрачность отношений. Сотрудники всегда могут увидеть информацию о возможности сверхурочной работы, монетизации отпускных дней и прочее.

Отрицательные стороны электронного документооборота

Несмотря на значительное количество плюсов, электронное кадровое делопроизводство имеет и свои минусы. Отрицательные моменты больше касаются компании-работодателя и связаны они со следующими факторами:

1. Финансовыми расходами. Внедрение КЭДО однозначно будет связано с расходами на приобретение, внедрение и поддержку ИС, а также оформление ЭЦП;
2. Трудовыми затратами. Переход на цифру невозможен без непосредственного участия либо штатного, либо временно привлечённого персонала;
3. Отказом от перехода на КЭДО. Всегда есть вероятность, что часть сотрудников откажется от автоматизации. А поскольку это не является основанием для увольнения, придётся продолжать поддерживать для них ведение документооборота в традиционном бумажном формате и терпеть неудобства;
4. Внедрением КЭДО без привязки к кадровому процессу. В такой ситуации будут отсутствовать автоматизированные шаблоны документов. Поэтому придётся создавать их вручную, за счёт чего увеличивается время и трудозатраты, а также возрастают риски ошибок из-за ручного ввода.

Что касается сотрудников, то минусы КЭДО для них будут связаны больше с необходимостью осваивать ИС и привыкать к новой форме трудовых взаимоотношений, поскольку уход от уже устоявшейся системы — для некоторых людей  это почти всегда стресс.

Подведение итогов

Внедрение КЭДО имеет целый ряд положительных аспектов, хотя это и связано с некоторыми сложностями. Решение о внедрении цифры должно приниматься после анализа объёма временных и финансовых затрат, а также их окупаемости. Большое значение имеет и готовность персонала к масштабной автоматизации, включая не только психологическую составляющую, но и наличие необходимого уровня знаний.

Чем масштабнее бизнес, тем сильнее в нём востребована цифровизация. Её эффективность явно будет ощущаться в сокращении:

• рутинной работы;
• ошибок и доработок;
• временных и трудовых затратах;
• расходов на бумагу и прочие материалы, закупку и обслуживание офисной техники.

Возможность онлайн-трудоустройства и взаимодействия характеризует компанию с положительной стороны, что вызывает к ней больший интерес соискателей и партнёров. В условиях всеобщей автоматизации и поддержки этого процесса государственными службами, значимость организации, которая использует КЭДО, возрастает. У такого предприятия появляются свободные средства для расширения бизнес-процессов и выхода на новый уровень.

Но нужно помнить о том, что по факту электронный формат должен затронуть не только документооборот, но и кадровые процессы. Если это условие не будет соблюдено, КЭДО не избавит компанию от большого количества бумажной работы, исправления ошибок, продолжительных согласований, а также временных и финансовых затрат. Именно поэтому цифровой формат взаимодействия требует внимательного изучения, планирования и поэтапного внедрения. Без отладки всех процессов невозможно гарантировать необходимый результат.

Одно из возможных решений

Платформа Рокет Кадры станет эффективным решением для КЭДО и автоматизации всех процессов. Сервис избавит от:

• оформления бумажной документации и её хранения;
• продолжительных согласования;
• массового подписания ЛНА.

При этом Рокет Кадры гарантируют быстрый старт, оптимизацию процесса, безопасность личных данных и предоставления всех необходимых материалов для обучения персонала в работе в новом формате.