По правилам Трудового кодекса, работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника. Даже если у работодателя всего один сотрудник. Бумажный документооборот — это значимая статья расходов в компаниях с большим штатом. Рассказываем, как сократить расходы на КДП и уйти от бумажных документов с помощью КЭДО.
Бумага, хранение документов и время на подписание документа — основные расходы в КДП
В среднем на каждого сотрудника приходится 6 кадровых процессов в год. В течение года могут появляться новые — перевод на другую должность, например, приказ о неоплачиваемом отпуске и многие другие. Один лист документа обходится компании в среднем 6,52 рублей — в эту стоимость закладываем страницу бумаги, печать и хранение документа. Все документы выпускаются в двух экземплярах.
Также к расходам добавляется курьерская или почтовая доставка на случай нахождения сотрудника в другом городе/регионе/стране. Это примерно 150-800 рублей на одну доставку в зависимости от срочности и географии. Дополнительным расходом будет хранение архивов документов.
Чем больше сотрудников в компании, тем выгоднее переход на КЭДО
Пример. Компания со штатом 52 человека и одним кадровым делопроизводителем с зарплатой 65 000 рублей. Текучесть кадров составляет всего 5%, среднее число документов на сотрудника в год — 15, а процент курьерских отправок составляет всего 1%.
В среднем в год кадровые процессы обходятся компании в 50 788 рублей — это время кадровика, согласование/подписание документов, архивирование. На бумагу, хранение и подписание компания тратит 32 039,28 рублей. Расчёт включает в себя стоимость листа бумаги, печать, хранение документов. Услуги курьера в среднем выходят на сумму 9 828 рублей — число может варьироваться.
Итого на КДП компания тратит около 92 645 рублей в год.
По аналогии компания со штатом в 126 человек, текучкой в 7% и двумя кадровиками с зарплатой 70 000 рублей затрачивает на КДП 244 943 рублей при аналогичных показателях процента курьерских доставок и среднего числа документов на одного сотрудника в год.
Переход на КЭДО сэкономил 50% от расходов на КДП
В ноябре 2021 года на законодательном уровне всем компаниям стал доступен кадровый электронный документооборот (КЭДО). Это позволяет в цифровом формате согласовывать и подписывать документы между работодателем и сотрудниками. Это касается практически всех документов, исключение: распоряжения об увольнении, акты о несчастных случаях и инструктажи по охране труда. Формат КЭДО исключает расходы на бумажное КДП.
Чтобы перейти на КЭДО, можно воспользоваться специальными сервисами, которые такие услуги предлагают. На рынке их много, но не все из них помогают с процессом перехода на цифровой формат, выпускают электронные подписи сотрудникам, предоставляют унифицированные шаблоны кадровых документов и предлагают инструменты, чтобы наладить процесс согласования документов от отдела к отделу. Компания воспользовалась готовым решением для КЭДО — платформой Рокет Кадры, в который включены все эти возможности.
Воспользовавшись функционалом платформы, компания со штатом из 126 человек и ежегодными расходами на КДП в размере 244 943 рублей сэкономила более 48,5%, или 118 943,38 рублей.
Рокет Кадры — платформа для автоматизации кадровых процессов. В личном кабинете платформы оцифрованы все этапы от приёма на работу до увольнения: можно формировать, согласовывать и подписывать документы онлайн без дублирования на бумаге. При регистрации на платформе сотрудники компаний автоматически получают электронную подпись.
Платформа предлагает полный цикл услуг и сервисов:
- Оформление ЭП для сотрудников;
- Подписание документов без бумажного дубликата;
- Общий корпоративный портал для сотрудников;
- Безопасное хранение данных;
- Пакет необходимых ЛНА;
- Полный маршрут согласования кадрового процесса онлайн;
- Интеграция с 1С и 1С ЗУП;
- Быстрый переход на КЭДО.
О плюсах и минусах кадрового электронного документооборота читайте в этой статье.
