В 2023 году появятся изменения в законодательстве, которые так или иначе коснутся кадрового дела, начиная от организации делопроизводства и заканчивая нюансами работы с отдельными категориями сотрудников (иностранными гражданами, водителями).

Создание Социального фонда

Одна из ключевых новостей в сфере кадрового дела в 2023 году — появление нового Социального фонда России (СФР), который образован за счёт объединения ПФР и ФСС. Соответственно, меняется и отчётность — появляется новый единый отчёт ЕФС-1.  Он объединит в себе сведения из подаваемых раннее нескольких отчётных форм СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД, СЗВ-М, а также частично ДСВ-3, 4-ФСС, РСВ.

В новом отчёте ЕФС-1 включено два раздела со сведениями:

• В первом: о трудовой деятельности, стаже, заработной плате, пенсионных взносах (со сроком сдачи ежемесячно до 20-го числа);
• Во втором: о страховых взносах на травматизм со сроком сдачи до 25-го числа месяца, следующего за отчётным (по итогам квартала, полугодия, девяти месяцев и года).

Причём в ЕФС-1 теперь следует вносить сведения и об исполнителях по гражданско-правовым договорам (ГПД). Также требуется уведомлять фонд не позднее следующего рабочего дня о заключении и расторжении договора с ними.

Рекомендация! В связи появлением нового фонда и новой отчётности должны быть внесены правки во все локальные документы: название фонда, порядок передачи сведений и взаимодействия с ним.

Объединение ПФР и ФСС связано ещё с одним изменением в кадровом делопроизводстве, а именно — отменой справки 182н, поскольку в ней больше нет необходимости. В Социальный фонд будут направляться данные о заработке, а работодатель сможет использовать эту информацию для расчёта пособия по больничному листу за первые три дня.

Новые бланки для трудовых книжек

Образцы бланков трудовых книжек и вкладышей к ним должны использоваться уже с 1 января 2023 года. В соответствии Приказом Минтруда № 320н от 19.05.2021 изменения коснулись титульного листа и количества страниц:

• увеличилось количество страниц со сведениями о работе — по 14 разворотов в трудовой (вместо 10) и 12 во вкладыше;
• уменьшилось количество страниц с информацией о вознаграждениях — по 7 разворотов в бланке трудовой и 5 во вкладыше.

Фактически новые бланки потребуются кадровикам только для выдачи дубликата трудовой книжки в случае её порчи или утери работником. Менять имеющиеся документы у всего персонала нет необходимости, а для сотрудников без стажа, которые принимаются на работу в первый раз, трудовые книжки оформляются в электронном виде.

На заметку! Если в кадровом отделе компании остались старые бланки трудовых книжек и вкладышей к ним, разрешено их использовать до исчерпания запасов, но закупать нужно только новые образцы.

Ещё одно нововведение по части трудовых книжек утверждено Приказом Минфина № 55н от 11.04.2022, где обновлены правила изготовления и покупки бланков с 2023 года. Так, бланки:

• включены в категорию защищенной полиграфической продукции с уровнем защиты «В»;
• изготавливаются только по заявкам организаций и ИП (только им разрешено их закупать);
• продаются только у АО «Гознак» (изготовитель) и распространителей из утвержденного Минфином перечня.

Отмена обязательного полиса ДМС для иностранцев

С 2023 года иностранцев (включая лиц без гражданства) избавили от необходимости оформлять полис ДМС или заключать договор на медицинское обслуживание с медучреждением. Соответственно работодателям больше не придётся требовать от таких работников полис и указывать в трудовом договоре реквизиты документа, дающего основания на получение медицинской помощи в РФ.

Важно! Обязательства по обеспечению иностранцев полисом ДМС или платным медобслуживанием по-прежнему действуют в отношении высококвалифицированных специалистов.

При этом временно пребывающие и временно проживающие в России иностранцы получают право на медицинскую помощь по ОМС. Работодателей обязали перечислять за них страховые взносы на обязательное медицинское страхование.

Новый МРОТ с 1 января 2023 года

с 1 января 2023 года действует новый размер МРОТ и порядок его расчёта, соответственно суммы выплат от работодателей и ФСС будут рассчитываться на основании нового значения — 16 242 руб. (на 963 руб. больше по сравнению с последним изменением от 01.06.2022).

Вместе с ним изменился и порядок расчёта МРОТ. Если раньше он зависел от медианной заработной платы по России, то теперь — от темпов роста величины федерального прожиточного минимума для трудоспособного населения в 2023 и 2024 году. Темп роста МРОТ должен превышать его на 3 процентных пункта. Таким образом, привязка МРОТ к медианной зарплате заморожена как минимум до конца 2024 года.

Оплата больничных по ГПД

Ещё одно новшество в кадровом деле коснется физлиц, работающих по договорам ГПХ — в 2023 году они также получили право на пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком (п. 1 ч. 1 ст. 2 закона № 255-ФЗ от 29.12.2006). Соответственно работодатели получили обязательство уплачивать за исполнителей взносы в ФФОМС и СФР. В договорах ГПХ должна появиться формулировка об уплате заказчиком страховых взносов. Эту информацию можно также оформить в виде дополнительного соглашения к ГПД.  

Важно! Нововведение не коснётся физических лиц, которые применяют режим налога на профессиональный доход.

Таким образом, работодатели лишились одного из мотивов заключения договоров ГПХ — экономии на страховых взносах и больничных. К тому же, в случае болезни или ухода в декрет исполнителя скорее всего нужно будет искать ему замену и заключать новый временный договор с другим.

Проверка судимости для водителей

С 1 марта в 2023 года в кадровом деле действует новое условие для трудоустройства водителей, занимающихся пассажирскими перевозками. Для них вводится проверка на предмет отсутствия неснятой (непогашенной) судимости или уголовного преследования. Она также проводится и для действующих сотрудников. Так, к работе не допускаются:

• водители такси, совершившие преступления против собственности (имущественные), жизни, здоровья, свободы человека, половой неприкосновенности и половой свободы личности, общественной безопасности;
• водители общественного транспорта (автобуса, трамвая, троллейбуса) с судимостью за тяжкие и особо тяжкие преступления против безопасности человека, общественного строя, государства и мира.

Трудоустроенным сотрудникам нужно предоставить до 1 сентября 2023 года по месту работы справку об отсутствии судимости/преследования. При ее отсутствии работодатель обязан уволить водителя. Основанием будет наличие ограничений на занятие определенными видами деятельности.

Введение стандартов для кадровых документов

Работодателям разрешили перейти на кадровый электронный документооборот (КЭДО) ещё год назад. При этом никаких требований к электронным документам, сопровождающим кадровые процессы в организации не выдвигалось. Но с 1 марта 2023 их состав и формат должен соответствовать единым требованиям из Приказа Минтруда № 578н от 20.09.2022.

Так, документ кадрового ЭДО должен включать:

• основную часть в формате PDF;
• приложения к ней;
• файлы электронной подписи основной части и приложения (если такой есть);
• машиночитаемую доверенность (если такая есть);
• описания электронного документа с обязательным указанием кода кадрового мероприятия (документа) из утвержденного перечня.

На заметку! Название документа и приложения должно состоять только из букв латинского алфавита и цифр.

Вести КЭДО можно на федеральной платформе «Работа в России» с авторизацией через «Госуслуги» или в другой информационной системе. Например, Рокет Кадры — она обеспечит комфортный переход на цифровой кадровый документооборот и последующее отслеживание всех кадровых процессов. Сервис постоянно обновляется, поэтому его пользователи могут не беспокоиться о соответствии кадрового делопроизводства актуальному законодательству.