В 2021 году был принят закон о возможности перехода на кадровый электронный документооборот в сфере трудовых отношений. Компании использовали цифру и раньше, но только в отношении дистанционных работников. А теперь КЭДО применим абсолютно для всех сотрудников.

Зачем переходить на кадровый документооборот

Организации и сотрудники всегда испытывают стресс при смене технологий. Перед изучением вопроса о том, как организовать и вести электронный кадровый документооборот в организации, нужно изучить вопрос о рациональности таких изменений. Внедрение КЭДО в первую очередь связано с экономией временных и финансовых ресурсов. Особенно это касается крупных компаний, где на бумажный документооборот затрачиваются большие суммы, включая пересылку, хранение и операционные расходы. А параллельно выделяются ещё и средства на зарплату сотрудников, которые занимаются его обработкой.

На практике внедрение цифрового формата ведет к сокращению расходов в два раза. И помимо экономии компания получает мощный инструмент для управления трудовыми отношениями:

• более высокий уровень кадрового делопроизводства;
• увеличение оперативности бизнес-процессов;
• отсутствие временных затрат со стороны руководства на приём сотрудников и визирование бумаг;
• быстрый поиск любой документации;
• мгновенный обмен данными в онлайн-формате.

Принципы внедрения и работы КЭДО

Переход на электронный кадровый документооборот в 2022 году ещё не является обязательным условием для участников трудовых отношений. Согласно закону, на данный момент любая организация вправе самостоятельно принять решение о необходимости его внедрения. Если компания перешла на электронный формат, она обязана проинформировать об этом соискателей и штатный персонал, а также получить от последних соответствующее согласие.

В свою очередь каждый сотрудник вправе отказаться от КЕЭО, даже если его активно использует работодатель. В любом случае отрицательное решение не является основанием для увольнения или отказа в трудоустройстве. Если согласия не будет — кадровая служба обязана продолжить всё оформление в бумажном виде.

Как работает цифровой документооборот

Основная суть КЭДО — в создании цифровой документации с заверением ЭЦП. После выгрузки их в общую систему компании, каждый из сотрудников сможет увидеть их в своём личном кабинете. Параллельно и у сотрудников появляется возможность отправлять свои заявления работодателю и получать документы и справки.

Для обмена документацией участники трудовых отношений могут использовать:

1. Платформу «Работа в России», доступ к которой можно получить бесплатно через портал «Госулуги»;
2. Информационную систему компании, если она позволяет хранить и подписывать документы, а также фиксировать факт их получения сторонами сделки.

Что касается ИС работодателей, то с недавнего времени организации должны позаботиться о том, чтобы их система могла взаимодействовать с единым порталом. Для этого необходимо обеспечить ряд условий:

• сотрудники должны подписывать кадровые документы простой ЭП;
• все рабочую документацию персонал обязан получать на «Госуслугах».

При этом за сотрудниками остаётся право выбора формы подачи некоторых документов:

• письменно;
• по электронной почте;
• через систему работодателя;
• через «Работу в России».

Что касается электронных сообщений, то их считают полученными компанией на следующий день после отправления. Если работодатель по какой-то причине не открыл, например, заявление об увольнении, то срок отчёта двухнедельной отработки все равно начнётся с этого дня.

Что можно перевести в цифровой формат

В цифру можно перевести почти всю кадровую документацию:

• локальные нормативные акты;
• данные о трудовой деятельности;
• трудовые договоры и приказы;
• заявления о выдаче рабочих документов;
• объяснительные и служебные записки.

Уже сейчас КЭДО включено в программу по цифровой автоматизации госадминистрирования. А ФНС утвердило концепцию его развития, благодаря которой на цифру переведут:

• 95% счетов-фактур и 70% накладных;
• расчёт налогов;
• процесс проставления подписей;
• доверенности;
• обмен материалами между организациями.

Электронная документация также требует архивации. Сроки хранения аналогичны бумажным носителям. Все передаваемые в архив материалы должны соответствовать установленному порядку. Но пока законом не утвержден единый формат электронных носителей. Скорее всего это произойдет в марте 2023 года на платформе «Работы в России», а пока можно использовать любые варианты.

Что запрещено оформлять в цифровом формате

Несмотря на стремление к всеобщей автоматизации, есть документы, которые в обязательном порядке требуют оформления на бумажном носителе. К ним относятся:

• трудовые книжки, если сотрудник отказался от электронного варианта;
• приказы об увольнении;
• акты фиксации несчастных случаев на производстве;
• ведомости по проведению инструктажа по охране труда.

Порядок внедрения КЭДО

В законе частично уже утверждён порядок перехода на электронный документооборот в кадровом делопроизводстве. Обязательными условиями для этого являются:

• уведомление сотрудников и соискателей.
• получение согласие от работников, которые были трудоустроены ранее 31.12.2021 года.
• разработка локальных нормативных актов.

Но по факту этот процесс предполагает куда более широкий ряд мероприятий со стороны организации.

Назначение рабочей группы

Перед тем, как перейти на электронный кадровый документооборот или КЭДО, желательно собрать группу ответственных лиц, в которую можно включить руководителей и сотрудников соответствующих подразделений:

1. Юристов и кадровиков, которые разбираются в трудовом законодательстве, знакомы с HR-процессом и составом кадровых документов;
2. Отдел автоматизации, сотрудники которого имеют необходимые технические знания, опыт внедрения СЭД, а также владеют методикой их проектирования;
3. Работников ИТ-подразделений, которые будут отвечать за выбор и интеграцию информационной системы;
4. Сотрудников архива и ДОУ с целью контроля над соблюдением законов в отношении обработки и способов хранения данных по персоналу;
5. Специалистов, которые в будущем будут работать с КЭДО.

В составе рабочей группы необходимо выбрать и утвердить интегратора и ответственных за каждую часть. Основная нагрузка ложиться на представителей ИТ-отдела, которым предстоит обеспечивать техническую поддержку, а также разрабатывать и проектировать ПО. Кадровой службе стоит передать:

• анализ и оптимизацию кадров;
• составление списка документации для перевода в электронный формат;
• подготовку локальных актов;
• взаимодействие с персоналом.

План перехода на КЭДО

Обязанности по подготовке плана пошагового перехода на КЭДО ложатся на рабочую группу. Ей предстоит определить задачи, этапы и итоговый результат. Многое будет зависеть от того, будет ли компания переводить на электронный формат весь персонал или внедрение пока происходит в качестве эксперимента. На основании этого можно будет:

• подготовить перечень автоматизированных процессов;
• выявить список оформляемых документов;
• установить виды ЭП для конкретных материалов.

Только когда будет ясность в отношении масштабов автоматизации, количества работников в штате, территориальной распределённости подразделений и списка документов, можно будет переходит к выбору ИТ-системы. На текущий момент компаниям доступно следующее:

1. Приобрести ИС у одного из поставщиков таких систем. Но в этом случае можно столкнуться с тем, что готовый продукт не будет полностью отвечать установленным потребностям. Тогда систему нужно будет дорабатывать;
2. Самостоятельно разработать ИС. С точки зрения соответствия всем ожиданиям — это оптимальный вариант. Но такой подход значительно увеличит временные и финансовые затраты на автоматизацию предприятия;
3. Воспользоваться официальной платформой «Работа в России». Доступ к этой системе можно получить бесплатно, что в итоге позволит сократить издержки на разработку и приобретение усиленных ЭЦП для персонала.

После выбора ИС нужно решить вопрос по организации к ней доступа: удалённо или только из офиса компании. Первый вариант в приоритете, поскольку в основе КЭДО как раз лежит возможность официального дистанционного сотрудничества. При переходе на цифру также стоит подумать о разработке:

• системы хранения данных;
• корпоративного портала;
• единого окна входа для всех;
• мобильного приложения.

Разработка локальных нормативных актов

Внедрение электронного кадрового документооборота в организации невозможно без утверждения ЛНА. Допускается разработка единого документа или составление комплекта из нескольких актов. В ЛНА требуется отразить следующие моменты:

• права и обязанности сторон;
• наименование выбранной и внедряемой ИС;
• дату перехода на электронный формат;
• порядок и способы получения положительного или отрицательного ответа по данному вопросу от сотрудников, трудоустроенных ранее конца 2021 года;
• список работников и документов, в отношении которых будет применяться электронный формат;
• инструкции по использованию ИС;
• правила доступа к ИС и порядок выбора ЭП;
• процедуру идентификации сторон;
• порядок доступа к личному кабинету;
• защиту и порядок хранения персональных данных и материалов;
• сроки и периодичность ознакомления с документацией и её подписания;
• правила отправки уведомлений;
• исключительные случаи, которые компания считает нужным отразить в акте.

Оформление электронных подписей

При организации электронного кадрового документооборота на предприятии необходимо обеспечить всех сотрудников ЭЦП. Электронная подпись представляет собой цифровые данные, с помощью которых можно идентифицировать личность. Она нужна для заверения документов и является альтернативой рукописной подписи при бумажном документообороте.

Законом предусмотрены три варианта ЭЦП:

1. Простая (ПЭП). Подходит только для подтверждения личности, но не гарантирует, что после её проставления в документ не могут быть внесены правки. Её использование допустимо лишь при согласии участников.
2. Усиленная неквалифицированная (УНЭП). Подходит как для подтверждения личности, так и для гарантии отсутствия возможности внесения правок в документ после его заверения. Хотя такая ЭП используется для подписи большинства материаловв и обеспечивает защиту сведений, для признания её юридической силы, понадобится заключения допсоглашения.
3. Усиленная квалифицированная (УКЭП). Обладает свойствами УНЭП, но при этом имеет юридическую силу. Такая печать должна в обязательном порядке быть у руководителей компании и сотрудников подразделения кадровой службы, получить её можно в специальных центрах с соответствующей аккредитацией.

Согласно ТК, затраты на выпуск ЭЦП для персонала берет на себя работодатель. Но если у сотрудника уже есть УКЭП, он может пользоваться ей. При переходе на КЭДО на основе собственной ИС или готового решения для всех руководителей и персонала организации понадобятся УКЭП и УНЕП. Если трудовое взаимоотношение будет происходить через «Работу в России», то компания получает доступ к любым ЭП, включая ПЭП, которую можно оформить бесплатно через портал «Госуслуги».

В любом случае для заверения некоторых документов работодатель сможет использовать лишь УКЭП, а сотрудники – любую усиленную визу. В этот список вошли следующие договоры и изменения к ним:

• трудовой;
• о материальной ответственности;
• ученический;
• на получение образования без или с отрывом от работы;
• о дисциплинарном взыскании;
• о переводе;
• об увольнении.

Заключительный этап

После решения всех вопросов и утверждения перехода на электронный формат обмена документами, необходимо:

• Провести техническую установку и настройку ИС, а также наладить маршрут передачи данных;
• Выпустить приказ о введении КЭДО конкретным числом;
• Подготовить инструкцию по работе с системой;
• Обучить весь персонал ведению документооборота в новом формате;
• Организовать техподдержку по работе с ИС.

Как перейти на цифру с минимальными потерями

Специалисты советуют переходить на цифру поэтапно, начиная с самых простых процессов. В первую очередь желательно внедрить электронный формат тех документов, для заверения которых достаточно ПЭП. Это позволит изучить и наладить весь процесс ещё на простом контуре. Далее постепенно можно будет подключать более сложную документацию, тогда их внедрение пройдет без стрессов для персонала и с минимальными рисками для бизнес-процесса.

Сервис для автоматизации кадровых процессов

Рокет Кадры — это платформа, которая позволяет полностью автоматизировать кадровые процессы на протяжении всего сотрудничества от трудоустройства до увольнения. Сервис предлагает полный пакет услуг:

• оформление ЭП;
• подписание документов без бумажного дубликата;
• общий корпоративный портал для сотрудников;
• безопасное хранение данных;
• пакет необходимых ЛНА;
• полный маршрут согласования кадрового процесса;
• быстрый переход на КЭДО.

Рокет Кадры помогут не только с подготовкой необходимой документации, но и проведут инструктаж сотрудников по работе с сервисом и предоставят все необходимые материала для обучения.