Кадровый электронный документооборот (сокращённо — КЭДО) официально вошёл в жизнь многих организаций. Главные положения уже зафиксированы в Трудовом кодексе РФ. Но обязательно ли переходить на электронный кадровый документооборот в 2023 году или можно обойтись без него?

Что такое КЭДО

При электронном документообороте все документы создаются, заверяются, хранятся и пересылаются в цифровом виде. Делать дубликаты на бумаге не обязательно.

Поначалу предприятия экспериментировали и пробовали внедрять КЭДО, чтобы проверить эффективность. Эксперимент продолжался до ноября 2021 года. Потом на законодательном уровне в ТК России были внесены новые статьи 22.1, 22.2 и 22.3, касающиеся основных положений ЭДО.

С этого момента все компании могут переходить на КЭДО. Но кадровый электронный документооборот (сокращённо — КЭДО) остаётся добровольным, несмотря на внесённые изменения в закон. Организации, кто желает, по-прежнему пользуются документацией в бумажном виде. А вот когда электронный кадровый документооборот станет обязательным, пока неизвестно.

Где вести КЭДО

Об этом тоже написано в ТК РФ. Чтобы вести электронное делопроизводство, можно использовать:

1. Цифровую платформу «Работа в России». Регистрация проходит с помощью портала Госуслуг.
2. Информационную систему компании (сокращённо – ИС).

Перед внедрением обязательно составляется отдельный нормативный акт. В нём отражаются данные:

• что за информационная платформа будет использоваться;
• как и кто получает доступ к ИС;
• дату внедрения КЭДО;
• перечень типов документов, которые можно формировать, подписывать и хранить через ИС.

Дополнительно прописывают, когда допустимо снова задействовать бумажные варианты, например, при форс-мажорных обстоятельствах. Ещё указывают максимальные сроки, когда надо успеть заверить договор или заявление.

Документы в кадровом ЭДО

Формировать в электронном виде можно любую документацию, касающуюся подчинённых, даже если в них должен расписываться сотрудник. Однако в ТК закреплено, какие документы придётся всё также делать на бумаге:

• приказ об увольнении;
• документ, в котором говорится, что сотрудник ознакомился с инструктажем по охране труда;
• акт о несчастном случае на производстве.

Исключение — это трудовые книжки. До недавнего времени можно было выбирать — электронную или бумажную:

• Раньше сотрудник должен был согласиться с тем, чтобы книжку вели в цифровом формате. Согласие обязательно письменное; 
• С января 2020 года все данные о трудовой деятельности работника заносят в электронную книжку, а с 1 января 2021 года новым работникам бумажные варианты даже не заводят и, тем более, не ведут их.

Во время эксперимента по ЭДО форма документов оставалась произвольной. Компании могли их видоизменять на своё усмотрение. Теперь согласно статье 22.1 ТК РФ приняты единые требования, которых нужно придерживаться. Однако они начнут действовать с 1 марта 2023 года. До этой даты можно пользоваться заявлениями, составленными в произвольном виде.

Срок хранения документов такой же, что и у бумажных. Допустим, трудовые договоры нельзя выкидывать как минимум 50 лет.

Электронный документ, отправленный одной из сторон, считается принятым на следующий день. Например, подчинённый решил уволиться и отправил заявление, а руководитель увидел его только спустя три дня. Здесь вина директора в том, что он не посмотрел вовремя входящее письмо. Отсчёт отработки в две недели начался на следующий день после отправки файла.

Обязателен ли кадровый электронный документооборот для работников

До конца 2021 года компания должна была взять согласие у работников, если хотела запустить КЭДО. Подчинённые имели тогда право на то, чтобы их кадровые документы, как и прежде, велись традиционным способом. Нельзя было отказывать в приёме на место только из-за того, что работник не согласен или у него нет электронной подписи. Хотя подчинённый всегда мог изменить решение.

С января 2022 года всех соискателей разрешено переводить на КЭДО без их подтверждения. Эти же правила действуют и для дистанционных работников.

Плюсы и минусы КЭДО

Перед переходом на КЭДО компании нужно серьёзно подготовиться. Процесс затратный, ведь предстоит:

• выбрать удобную платформу;
• внедрить систему и протестировать её;
• детально описать бизнес-процессы;
• разработать регламент по работе с платформой;
• обучить персонал работе с ИС;
• запустить ИС в полноценном режиме;
• приобрести оборудование, которого не хватает.

Плюсы дистанционного взаимодействия очевидны — это скорость. Отпадает необходимость бегать между кабинетами и подписывать заявления, сканировать их и снова распечатывать. Документы быстро согласуются и тут же подписываются ЭП. Можно забыть или минимизировать отправку бумаг через почту или курьером, сократить расходы на канцелярию. Для удалённых работников это тоже самый оптимальный вариант.

Какие ещё преимущества:

• создаётся единая база;
• удобно искать любое заявление, приказ и т.п.;
• снижается риск потерять что-то из документации;
• все действия с документами фиксируются.

Однако информационные системы неидеальны. К существенным минусам можно отнести:

• технические сбои, которые могут привести к повреждению файловых хранилищ;
• риск подхватить вирусы и потерять документы, или заразить систему;
• ошибка сотрудников при вводе данных;
• высокие затраты на внедрение и совершенствование цифровой платформы;
• возрастным сотрудникам трудно адаптироваться и привыкнуть.

Цифровые технологии будут продолжать активное наступление в бизнес-среду. Внедрять ли их в свою компанию — решать вам.

Можно перейти на КЭДО с помощью Рокет Кадры

Рокет Кадры — современная платформа, которая упрощает взаимодействие со штатными сотрудниками. Можно дистанционно заверять договоры, обмениваться документами. Сотрудник отправляет больничные листы, заявления на отпуск, справки, а работодатель может составить заявления, чтобы оформить премию или отправить человека в командировку онлайн.

Подчинённые при регистрации на платформе тоже получают электронную подпись, и документы заверяются в один клик.