Физические лица могут сотрудничать с работодателем из любого региона. Чтобы зафиксировать договорённости, необходимо заключить договор. Обязательно ли пользоваться традиционной пересылкой документов по почте и как подписывать соглашения удалённо?

Особенности удалённого заключения договора

Документ должны подписывать обе стороны независимо от способа его заключения. Ещё в нём прописывается порядок дистанционного заключения договора, а также нюансы электронного документооборота, если он будет использоваться.

Существует два способа подписать договор удалённо:

1. письменно — то есть, обычной ручкой;
2. с помощью электронной подписи.

Допускается, чтобы одна сторона подписала ручкой, а другая — цифровой подписью. Закон не обязывает стороны выбирать единый способ, но информацию об этом следует внести в сам договор. Главное, чтобы по подписи было понятно, кто её поставил — только такой договор считается заключённым.

При традиционном способе удалённого заключения договора сотрудник и работодатель подписывают бумажные оригиналы и отправляют друг другу почтой или курьерской доставкой. Это трудоёмкий вариант, да и есть риск, что документы потеряются в пути. Иногда стороны договариваются об обмене сканами, и эту информацию тоже указывают в соглашении.

Сделки можно заключать в бумажном и цифровом варианте. Правила подписания и исполнения соглашений, в том числе с применением электронной подписи, указаны в ТК РФ.

Электронная подпись упрощает взаимодействие между физлицом и работодателем. При оформлении электронного варианта соглашения бумажные экземпляры не понадобятся. Но чтобы договор с цифровыми подписями имел юридическую силу, необходимо соблюсти два условия:

1. документ нужно сохранить на материальный носитель — это гарантия того, что после заключения договора не вносились изменения или корректировки;
2. по подписи можно установить, кто заверял договор.

Печать в договоре не обязательна — её ставят по желанию.

Итак, мы выяснили, что есть два основных способа заключения договора — через Почту России (или курьерскую доставку) и с помощью электронных подписей. Как ещё можно заключить договор:

• Через контрагента. Одна сторона составляет соглашение и отправляет контрагенту электронным письмом на почту или в сообщениях мессенджера.
• Через идентификаторы. Заказчик и исполнитель прописывают в договоре, что электронные адреса или аккаунты в мессенджерах являются официальными идентификаторами, т.е. с них будут отправляться и приниматься документы.

Что ещё указать в соглашении при дистанционном взаимодействии:

• способы подписания, т.е. какая подпись подразумевается — квалифицированная, неквалифицированная или простая;
• регламент по обмену документами — какие средства связи (мессенджер, электронная почта или приложение) будут задействованы при пересылку друг другу документов;
• перечень аккаунтов и электронных адресов, которые будут считаться официальными источниками информации.

Как подписывать договор удалённо

Электронная подпись решает проблемы дистанционного подписания договора. Она аналогична собственноручной, только предназначена для электронных документов. Представляет собой файл с цифрами. Если он закрытый, то хранится на любом носителе: компьютере, флешке, сим-карте, в облачном сервисе и т.п. Информация об открытом ключе подписи содержится в сертификате, т.е. кто ею владеет, кто выдал и какие у него полномочия.

Подлинность подписи можно проверить через сервисы, например, Контур-крипто или на сайте Госуслуг.

Электронная подпись пригодится во всех других случаях, когда нужно отправить документы дистанционным способом: подать заявление в высшее учебное заведение или на ребёнка в садик, направить иск в судебную инстанцию или оформить жалобу в муниципальный орган.

Как получить электронную подпись

Сначала подробнее о видах электронной подписи:

1. Простая — комбинация символов и цифр. Это может быть код подтверждения, например, когда пользователю выдается логин и пароль, чтобы авторизоваться в системе. Подходит для несложных операций — подписать обращение в государственные органы или внутренний документ компании.
   Подпись легко получить, но она имеет уязвимости. Не стоит использовать при серьёзном документообороте, т.к. не гарантирует, что документ не меняли — эту информацию придётся подтверждать через суд.
2. Неквалифицированная — последовательность символов, которую получают с использованием ключа электронной подписи. Её сложно подделать. Она не только подтверждает, что документ подписан, но содержит информацию, кто это сделал и когда, и менялся ли договор после заключения. 
   С помощью неквалифицированной подписи можно заверять отчёты, контракты и иные электронные документы. Во многих случаях её может выдавать работодатель удалённо.
3. Квалифицированная — файл, в котором содержится информация о личности владельца и подлинность подписанного договора или иного документа. Считается более надёжной, её выдают в удостоверяющем центре через средства шифрования. Подпись сертифицирована в ФСБ, а заверять ею можно любые документы. Но подтверждать квалификацию подписи нужно ежегодно до момента, когда она перестанет действовать.

Главный плюс квалифицированной подписи — невозможность её взломать. Если пользователь теряет ключ, то центр отзывает сертификат. Подпись разрешают использовать без предварительных договорённостей с другой стороной, и лишь с её помощью можно заверять соглашения по результатам торгов.

В зависимости от вида подписи получить её можно разными способами. Например, для получения квалифицированной потребуется время: нужно подготовить рабочее место и запросить сертификат. Под рабочим местом понимается компьютер/ноутбук, на который будет установлена специальная программа для криптозащиты информации. Рекомендуемая операционная система — Windows или macOS. Какое точно требуется программное обеспечение и сколько стоит подпись, лучше уточнить непосредственно в МФЦ.

Подходящий удостоверяющий центр можно найти на сайте Минкомсвязи. Желательно выбирать с филиалом в вашем городе. Физическим лицам разрешено получать подпись в МФЦ.

В МФЦ нужно предоставить следующие документы:

• паспорт;
• СНИЛС;
• ИНН;
• заявление на изготовление цифровой подписи (выдаётся в МФЦ).

Где заключить договор дистанционно

В общем виде удалённое подписание договора происходит так:

1. пользователь скачивает программу для криптозащиты информации, она встраивается в операционную систему;
2. в контекстном меню появляется специальный значок;
3. пользователь подписывает договор нажатием кнопки мыши.

Ещё понадобиться программное обеспечение, которое открывает документы определённого формата. Для работы с  PDF-документами необходимо установить, например, Adobe Acrobat, и в него встраивать плагин — КриптоПро PDF. Если соглашения присылают в формате Word, то устанавливают специальный модуль для Office. Стандартная функция по добавлению цифровой подписи, которая есть в Microsoft Word, не подойдёт, т.к. не придаёт документу юридическую силу.

Как дистанционно подписать договор помимо установки на свой компьютер программ для криптозащиты информации:

• в специализированных системах электронного документооборота;
• на информационных интернет-площадках (Госуслуги);
• в сервисах, на которые можно загрузить документ и сформировать подпись;
• в учётных системах;
• на электронных площадках, где проводят торги.

С платформой Рокет Кадры обе стороны забывают про бумажную волокиту. Любые кадровые документы — приказы, заявления, больничные и командировки и прочие — выдаются быстро и без дублирования на бумаге. Здесь же в дистанционном формате можно заключать договоры. Для каждого типа документа уже есть заготовленная унифицированная форма. Для сотрудников дополнительный бонус — возможность получить неквалифицированную электронную подпись по номеру телефона и подписывать соглашения не выходя из дома.