Сегодня многие фирмы предпочитают дистанционный формат сотрудничества. Для компаний это хорошая возможность снизить офисные расходы. Но перевод на удалённую работу сотрудника необходимо оформить правильно, чтобы у трудовой инспекции не возникало претензий.

Что такое дистанционный формат работы

Формат дистанционной работы регулируется статьёй 312.1 Трудового кодекса РФ. Согласно ему, удалённый сотрудник выполняет свои обязанности не на территории работодателя, а для решения каких-то вопросов пользуется средствами электронной коммуникации или телефоном. Можно также договориться о периодических посещениях офиса.

Не нужно путать удалёнку с надомной работой, которая связана с производством и физическим трудом. В этом случае человек может привлекать к своей деятельность членов семьи. А дистанционный формат предполагает интеллектуальный труд, и человек при этом обязан всё делать сам без привлечения третьих лиц.

Действующий персонал можно перевести на удалёнку по его желанию или оформить перевод на дистанционную работу по инициативе работодателя. Работа вне офиса имеет свои плюсы:

• Человек получает возможность выполнять свои обязанности в любом удобном месте, где есть интернет и сотовая связь. Ему не нужно тратить деньги на покупку одежды для офиса и на дорогу, даже не придется переезжать ради трудоустройства в другой город. А в некоторых компаниях есть ещё и возможность самостоятельно выбирать трудовой график в соответствии с личными предпочтениями и спецификой обязанностей.

• Компания сможет нанять специалиста любого уровня квалификации, проживающего в другом городе. Поскольку при оформлении личное присутствие человека не требуется, можно сэкономить на организации рабочего места, зарплате, оценки условий труда, проверках службы пожарной безопасности и СЭС. К тому же, эффективность работы удалённого сотрудника часто выше, чем офисного.

Виды удалённого взаимодействия

Трудовой кодекс предусматривает три варианта дистанционных отношений:

1. Постоянные – человек трудится удалённо в течение всего срока действия договора;
2. Временные – сотрудник трудится дистанционно лишь определённые срок, прописанный в договоре, но не более 6 месяцев;
3. Комбинированные – работник совмещает офисную работу и удалённую, периодичность и длительность этих фаз фиксируется в условиях договора.

Основное различие между этими режимами заключается в сроках удалённой деятельности, которые устанавливают трудовым договором либо допсоглашением.

Представители каких профессий могут работать вне офиса

Исполнять свои обязанности без ущерба для рабочего процесса вне офиса могут многие специалисты интеллектуального труда, которым для выполнения функционала требуется только компьютер с доступом к интернету и базам компании:

• программисты;
• бухгалтеры;
• менеджеры по продажам;
• юристы;
• операторы колл-центров;
• маркетологи;
• журналисты;
• дизайнеры;
• представители службы безопасности и другие.

В каких случаях удалёнка невозможна

В нашем законодательстве есть запрет на удалёнку: нельзя заключать договор на дистанционную работу с иностранцами или гражданами РФ, которые проживают в другой стране. Это связано с тем, что в пределах чужой территории не действуют наши законы. С такими гражданами можно взаимодействовать только в рамках ГПХ.

Причины для перевода на удалёнку

Есть несколько основных причин перевести работника на удалённую работу – такие, как:

• инициатива работодателя;
• желание сотрудника;
• экстренные ситуации.

Инициатива работодателя

Перед работодателем вопрос об удалённом формате отношений может встать в следующих ситуациях:

• оптимизация бизнес-процесса, чтобы люди не теряли время на дорогу;
• урегулирование конфликтной ситуации между отдельными личностями;
• уменьшение количества рабочих мест с целью экономии на офисных расходах;
• возможность обойтись без сокращения штата в критических ситуациях.

В любом случае компания вправе перевести сотрудника на удаленную работу лишь после того, как получит на это согласие от последнего. Затем необходимо подготовить и выпустить соответствующий указ, в котором должны присутствовать данные о:

• причине перевода;
• ФИО людей, которые будут выполнять свои обязанности вне офиса.

О приказе персонал уведомляют двумя способами:

1. Предоставляют бумажный документ с отдельной графой для подписей.
2. Удалённо, выложив на корпоративном диске или выслав на электронную почту.

Желание сотрудника

Перевод на дистанционную работу возможен и по инициативе работника. Человек может выразить такое желание по нескольким причинам:

• плохое состояние здоровья;
• ограниченные возможности передвижения;
• необходимость совмещать работу и учёбу;
• наличие маленьких детей или родственников-инвалидов, которые требуют присмотра и ухода.

Компания в свою очередь тоже должна согласиться на дистанционный формат отношений или дать отказ. В случае положительного ответа перевод будет оформлен на основании заявления с указанием причины. После этого издаётся приказ, где прописаны:

• ФИО и должность сотрудника;
• просьба и обоснование перевода.

Экстренные случаи

Компания вправе перевести персонал на удалёнку, если органы государственной власти или местного управления примут решение о необходимости принятия этого шага, а также при следующих экстренных ситуациях:

• производственной аварии;
• наводнении;
• пожаре;
• землетрясении;
• катастрофе техногенного или природного характера;
• эпидемии;
• пандемии.

Для оформления перевода необходимо будет составить акт, где нужно указать:

• обстоятельства, которые стали причиной перевода;
• список сотрудников, которых планируют переоформить на дистанционный режим;
• порядок перевода;
• правила организации труда вне офиса.

Когда при таких обстоятельствах планируется только временный перевод работников на дистанционную работу, то вносить изменения в трудовой договор не нужно. И когда ситуация придёт в норму, все снова вернутся в офис.

Если персонал не может выполнять свои обязанности дистанционно или компания не в состоянии предоставить оборудование, ПО и доступ к базе данных, то оформляют простой по причинам, не зависящим от обеих сторон. Но персонал все равно будет получать заработную плату за этот период в размере от 2/3 ставки согласно статье 157 ТК РФ.

Как правильно оформить перевод

Компания должна знать, как грамотно оформить перевод сотрудников на удаленную работу. Действовать нужно по стандартной схеме с учетом причины перевода:

1. Выпустить приказ о переводе или принять заявление от сотрудника.
2. Составить новый трудовой договор на других условиях.
3. Издать приказ.
4. Подготовить дополнительное соглашение для подписи.
5. Внести соответствующие данные в личное дело работника.
6. Указать в табеле учёта время, которое сотрудник обязан отработать вне офиса.
7. Внести пометки о переводе в трудовую книжку.

Все документы вступают в силу с момента их подписания.

Варианты договора

Для оформления удалёньщик предоставляет работодателю следующие документы:

• удостоверение личности;
• диплом об образовании;
• трудовую книжку;
• СНИЛС;
• военный билет (при наличии);
• ИНН;
• реквизиты банковской карты.

На практике набор личных документов может несколько отличаться. Но сами отношения с удалённым персоналом необходимо будет оформить через:

1. ГПХ подряда или оказания услуг. Главное, чтобы в документе не было признаков подмены трудовых отношений.
2. Обычный трудовой договор. Это вариант используют, когда человек на постоянной основе выполняет ряд определённых обязанностей и регулярно получает заработную плату, а работодатель не хочет вникать в нюансы удалёнки.
3. Особый трудовой договор о дистанционной работе. Самый правильный вариант соглашения с персоналом на удалёнке.

Трудовой договор для дистанционной работы

Организация обязана знать, как правильно оформить сотрудника на удаленную работу и что прописать в соглашении. Трудовой договор на удалёнку очень схож с типовым. Но при этом в документе обязательно указывают:

1. Место работы – наименование организации, её юридический адрес, а также пометку о том, что человек выполняет свои обязанности вне офиса и определяет рабочее место по собственному усмотрению.
2. Трудовые функции. В соглашении должны быть прописаны функции, которые надлежит выполнять вне офиса. Если окажется, что для этого человек обязан находиться в определённом месте, положение о дистанционке потеряет силу.
3. Режим труда и отдыха. Можно установить конкретные временные промежутки, чтобы человек придерживался графика. Если этот пункт опустить, то человек будет самостоятельно планировать свою работу. При этом он вправе не выходить на связь более 4 часов в день, это не будет считаться прогулом, за который грозит увольнение. Чтобы не было недоразумений, стоит установить режим.
4. Оборудование и ПО. В соглашении следует пояснить, чью технику будет использовать сотрудник: свою или предоставленную компанией. В качестве альтернативы подойдёт вариант компенсации затрат на приобретение всего необходимого.
5. Облачное хранилище данных. Если компания не может предоставить удалёнщику доступ к сетевым ресурсам, необходимый пакет документов следует переместить в облачные хранилища, что и указать в бумагах.
6. Отчётность. Необходимо прописать порядок и сроки предоставления отчёта о проделанной работе.
7. Условия расторжение договора. В соглашении должны быть указаны обстоятельства, при наступлении которых компания вправе уволить сотрудника.

Как подписать договор

Перед тем как принять сотрудника на удаленную работу по ТК РФ, необходимо подписать соглашение. Сделать это можно традиционным способом при личной встрече либо в дистанционном формате. Для этого у обеих участников должны быть усиленные квалифицированные электронные подписи, поскольку отсканированные варианты или фото подписанных бумаг не имеют законной юридической силы. О получении электронных документов необходимо уведомить контрагента ответным письмом.

Если нет возможности получить электронную подпись, то необходимо подписать договор:

1. При личной встрече. Просто подъехать в офис, если сотрудник и работодатель находятся в одном городе, или оформить командировку для иногороднего персонала.
2. Через почту или курьерскую доставку. Необходимо подписать бумажный договор и отправить его контрагенту заказным письмом или с курьерской доставкой.

Будут ли изменения по заработной плате

В законе есть правило, которое касается заработной платы сотрудников при работе вне офиса. Согласно статье 312.5 ТК РФ, удалённый формат сотрудничества не является основанием для её снижения. Сокращение зарплаты возможно только в общем порядке при наличии серьёзных оснований. При этом нельзя изменить размер оклада для конкретного сотрудника. Можно сокращать оплату только в рамках определённой должности с внесением изменений в штатное расписание.

Если удалённый сотрудник выполняет свои обязанности в городе, где полагаются северная надбавка и районный коэффициент, то нагрузка по их выплатам ложится на работодателя вне зависимости от места расположения компании. Организация также в стандартном режиме оплачивает дистанционному работнику больничные листы, включая отпуск по беременности, родами и уходу за ребёнком.

Основания для увольнения

Удалённых работников увольняют так же, как и офисных:

• по соглашению сторон;
• по инициативе работодателя;
• по желанию сотрудника.

То есть, для всего персонала действуют общие правила. Основанием для увольнения служит:

• сокращение должности;
• расформирование организации;
• многократные нарушения трудовой дисциплины, плана и других условий договора о сотрудничестве.

Но для дистанционного персонала в статье 312.8 ТК указан ряд дополнительных оснований для увольнения:

1. Не выход на связь более 2 рабочих дней без уважительной причины, если в соглашении не установлен более короткий или долгий срок ответа.
2. Переезд, если из-за этого сотрудник больше не может исполнять свои рабочие обязанности.

Вариант взаимодействия с удалёнными сотрудниками

Есть специальный сервис для работы с внештатным персоналом — Рокет Кадры. Через него можно наладить удалённое сотрудниками компании онлайн. У платформы много возможностей:

• кадровый электронный документооборот;
• возможности согласования и подписания документов онлайн;
• готовые шаблоны унифицированных документов;
• выпуск ЭП для сотрудников в момент регистрации;
• интеграция с 1C и 1С:ЗУП;

Это значительно упрощает взаимодействие сотрудников со специалистами отдела кадров и бухгалтерии, а также позволяет сократить время на подписание важных документов, при этом сохранив их в быстром доступе для компании.