Благодаря появлению в ТК РФ статей 22.1-22.3, с 2022 года компании и ИП могут взаимодействовать с работниками через кадровый электронный документооборот. Разбираемся, что он собой представляет и как организуется.

Что такое КЭДО

Понятие электронного кадрового документооборота (КЭДО) закреплено ст. 22.1 ТК РФ. Если говорить простыми словами, речь идёт о документации в области трудовых отношений, которая разрабатывается, заполняется, подписывается и хранится в электронном (цифровом) виде и не дублируется в бумажном формате. Причём он распространяется на текущих работников и на соискателей. Последние получают возможность подавать работодателю необходимые для трудоустройства бумаги онлайн.

Важно! Обмен документами по электронной почте или через мессенджеры не считается ЭДО с точки зрения закона. Для этого используются специальные информационные системы (они рассмотрены ниже).

Законодательством пока не установлено обязательство для всех работодателей по переходу на электронный документооборот в сфере трудовых отношений. Они могут перейти на него по своему усмотрению и выбрать при этом каким он будет:

• всеобщим — затрагивает всех сотрудников;
• частичным — касается только персонала, работающего удалённо.

Какие документы переводятся в цифровой формат

Оцифровать можно практически любые бумаги, касающиеся работы, включая те, по которым предусмотрено ознакомление персонала под роспись. Каждый работодатель устанавливает самостоятельно виды кадровых документов, переводимых в цифру. Подобную форму можно выбрать для документов, касающихся:

• трудоустройства: договоров (трудовых, гражданско-правового характера, ученических), приглашений, дополнительных соглашений;
• рабочего времени и отдыха: согласий работать в ночное или сверхурочное время, заявлений на предоставление или перенос отпуска (очередного, внепланового), согласий на командировку, правил внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
• оплаты труда: расчётных листков, уведомлений об изменившихся реквизитах для перечисления зарплаты; 
• изменений в трудовом договоре: согласий на перевод (постоянный или временный) на должность/работу/к другому работодателю.
• остальных кадровых процессов: социального партнёрства, трудовых споров, персональных данных и пр.

До конца февраля 2023 года в электронном кадровом документообороте допускается документация любого формата. Но с 01.03.2023 они должны у каждого работодателя соответствовать единому составу и формату, утвержденному Приказом Минтруда России № 578н от 20.09.2022.

Но по-прежнему требуется обязательное бумажное ведение/дублирование для ряда документов, определенных п. 3 ст. 22.1 ТК РФ. Речь идёт о:

• трудовых книжках;
• сведениях о трудовой деятельности по форме СТД-Р;
• актах о несчастном случае на производстве;
• приказах (распоряжениях) об увольнении;
• инструктажах по охране труда, технике безопасности (в том числе подписанных работником).

На заметку! Для трудовых книжек обязательное ведение на бумаге требуется только для лиц, отказавшихся переходить на их электронное ведение.

Как подписывать документы

Для заверения оцифрованной документации требуется электронная подпись (ЭП). При разных обстоятельствах это будет:

• ПЭП — простая ЭП. Подходит для линейных сотрудников и оформляется бесплатно без идентификации личности. Но она не оставляет цифровой след, поэтому можно столкнуться с дополнительными проблемами при необходимости доказать факт подписания.
• УНЭП — усиленная неквалифицированная ЭП. Подходит для всех сотрудников. Оформляется платно с возможностью пройти идентификацию личности онлайн.
• УКЭП — усиленная квалифицированная ЭП. Ее оформление требует личного визита в удостоверяющий центр. УКЭП достаточно выпустить руководителю и специалистам отдела кадров.

Работодатели пользуются УКЭП, а сотрудники могут выбрать любой из вариантов усиленной ЭП при заверении:

• договоров разного назначения: трудовых, ученических, о материальной ответственности, на получение образования;
• согласий на перевод;
• заявлений об увольнении или их отзыва;
• уведомлений об изменении условий договора;
• приказов о дисциплинарном взыскании.

Для заверения других кадровых бумаг (табелей учёта рабочего времени, графиков работы, расчетных листков, служебных записок, приказов по отпускам и командировкам) персонал компании может пользоваться простой ЭП.

На заметку! При переходе на электронный документооборот с сотрудниками работодатель полностью оплачивает для них оформление ЭП. Новички, только принятые в организацию, вправе пользоваться уже имеющейся у них УКЭП. 

Как организовать КЭДО

Электронное кадровое делопроизводство организуется в специальной информационной системе. Возможны следующие варианты:

1. Бесплатная интернет-платформа «Работа в России». Сервис для работодателей, персонала и соискателей, запущенный за счет средств федерального бюджета. При этом у государственных органов будет доступ ко всем загружаемым бумагам. Авторизация возможна в том числе с учётной записью на портале «Госуслуги» через ЕСИА. Порядок её использования и взаимодействия с порталом «Госуслуги» устанавливает Правительство РФ.
2. Другая информационная система — специально разработанная компанией или готовый вариант. Главное, чтобы её функционал обеспечивал возможность подписания цифровых документов по требованиям ТК РФ, хранения и фиксации факта их получения сторонами трудовых отношений. При выборе также следует обращать внимание на удобство интерфейса, возможность использования с разных устройств и выпуска ЭП, отсутствие скрытых платежей, предоставление обучающих материалов и помощи с переходом на КЭДО. Такими характеристиками обладает платформа Рокет Кадры. В ней есть все необходимые инструменты, чтобы оцифровать и контролировать онлайн кадровые процессы, а также возможность оформлять удалённо электронные подписи и решать любые задачи в сфере кадров.

Процедура легализации кадрового ЭДО 

Кадровый документооборот в электронном виде предусматривает предварительную подготовку ряда документов. Они позволят оперативно решить возникшие проблемы, подтвердить добросовестное исполнение обязательств перед персоналом или контролирующими органами. Для этого нужно:

1. Оформить локальный акт о КЭДО (отдельным положением, дополнением к коллективному договору или ПВТР). Он обязательно принимается при участии профсоюзной организации, если такая есть в компании. В акте должны содержаться сведения, указанные в п. 2 ст. 22.2 ТК РФ: название выбранной информационной системы для КЭДО, перечни оцифрованных документов и работников, включённых в ЭДО. В нём также следует установить сроки уведомления персонала и срок внедрения КЭДО. Причём последний должен начинаться не ранее окончания срока уведомления сотрудников.

2. Уведомить работников о решении перейти на кадровый ЭДО. Принуждать сотрудников к цифровому документообороту нельзя, поэтому нужно направить соответствующие уведомления. При этом следует соблюдать сроки из локального акта. Уведомление разрешено не направлять лицам, трудоустроенным к работодателю после 31.12.2021, которые не имели на указанную дату трудового стажа (п. 7 ст. 22.2 ТК РФ). Вновь принимаемых в компанию сотрудников нужно уведомлять о ведении КЭДО при трудоустройстве.

3. Получить от работников согласие на использование КЭДО (обязательно в письменной форме). Они могут согласиться или отказаться от подобной формы ведения кадровой документации. В последнем случае остаётся право передумать и написать согласие в любой момент. Если письменное согласие не предоставлено, это также считается отказом. Отказавшихся лиц работодатель не вправе привлекать к КЭДО и обязан по ним вести документацию в бумажном формате.

4. Заключить с работниками соглашение об использовании ЭП. В нём следует закрепить вид используемой ЭП, порядок её использования, обязательство сторон соглашения обеспечить конфиденциальность подписи.

Важно! Работникам, не имеющим электронной подписи или отказавшимся от участия в КЭДО (кроме упомянутых выше лиц без трудового стажа, которых приняли на работу после 31.12.2021), работодатель не имеет права отказывать в трудоустройстве или использовать указанные обстоятельства как основание для увольнения.

Последний документ для легализации КЭДО должен закреплять порядок его ведения. В нем можно осветить вопросы по: 

• работе персонала с цифровыми документами (в какие сроки они обязаны с ними ознакамливаться, с какой периодичностью подписывать);
• инструктажам персонала по части использования КЭДО;
• решению спорных вопросов с комиссией по трудовым спорам;
• решению вопросов с представителями профсоюза;
• форс-мажорным обстоятельствам, когда допускается использование бумажной формы и т. д.

Зачем нужен переход кадровых процессов на ЭДО

Внедрение ЭДО в области трудовых отношений обеспечивает множество удобств и преимуществ:

1. Снижение нагрузки на отдел кадров. На оформление бумаг будет уходить намного меньше времени. Благодаря автоматическим уведомлениям кадровикам не придётся тратить время на напоминание работникам подписать документы.

2. Экономия времени сотрудников компании. Им больше не придётся отвлекаться от работы и тратить время на походы в отдел кадров, чтобы ознакомиться с новым приказом руководства и поставить подпись. С введением КЭДО можно его можно прочитать и подписать онлайн с любого устройства с подключением с сети интернет, независимо от своего местонахождения. Кроме того, упрощаются и ускоряются процессы трудоустройства или увольнения, поскольку не приходится посещать офис, тратиться на услуги почты или курьера, что особенно удобно при удалённой работе.

3. Сокращение расходов. При ЭДО можно не тратиться на покупку бумаги, канцтоваров, печать, почтовые или курьерские услуги, организацию и содержание архива. Учитывая, что для отдельных видов кадровой документации требуется хранение на протяжении 45-75 лет, несложно представить объемы архива, особенно в крупной компании.

4. Обеспечение сохранности данных. При ведении бумажного архива всегда есть риск утери важных документов из-за невнимательности или форс-мажорных обстоятельств (потопа, пожара). В цифровом архиве кадровые документы не повредятся и не потеряются, поскольку их копии всегда хранятся на сервере. Для передачи данных используются защищенные каналы, поэтому посторонние не могут получить к ним доступ.

5. Ускорение процессов и взаимодействия между подразделениями. Доступ к цифровым документам возможен с любого устройства, поиск нужных экземпляров или восстановление копий занимает считанные минуты, а их передача становится практически мгновенной. При необходимости согласования несколькими участниками достаточно создать шаблон маршрута и добавить в него всех участников, чтобы документ автоматически передвигался по цепочке. Освободившееся время можно посвятить выполнению других задач.

Сейчас электронный документооборот в трудовых отношениях нельзя назвать повсеместным, но эксперты прогнозируют, что уже в 2023 году Правительство РФ может рассмотреть его обязательное применение для всех работодателей. Рано или поздно всех обяжут перевести кадровые процессы в электронный формат, поэтому можно переводить их в цифру уже сейчас — тем более, что это и правда удобно.